高校借力契约锁电子签章搭建统一印控中心化解用章难题

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  契约锁统一印控中心通过一个平台统一管理“电子印章和实体印章”,让高校在线上就能统一管理、调用印章,化解用章难题。

  近年来,全国各大高等院校越来越重视校园信息化建设,随着网上办公、网上办事的普及,引入电子签章、实现线上用印,将推动校园信息化管理进入全新阶段。

  作为容纳数万名学生的超大型组织,高校内分校多;院系、管理部门设置复杂,实体印章受地域、时间、人工等因素限制,在面对大批量用章需求时,弊端逐渐显现。高校的用章状态亟待改变:

  分校、学院多、不在一个区域,有些要盖学校公章的文件只能带回总校区盖章,期间可能还要等院校领导签字、等印章,一次盖章得耗上3-7天。

  大多数高校都有自己的校园管理系统,但是只能做审批,盖章还是得打印出来,少不了人工二次录入,智慧校园目标大打折扣。

  全校师生好几万,每年因为盖章产生的纸张、人工、快递、打印成本就近百万,盖章成本难释放,校园管理很难轻量化。

  高校现在大多数文件还是要院领导和校长签字才能盖章的,领导们会议一多、一出差,学生只能碰运气,一趟趟跑来等,签不了字,章也盖不了。

  每年新生入校、应届生毕业前一段时间,都有一大批录取通知书、毕业证书等着盖章,校务室可能连着几个月都忙着盖章,还得担心别漏了、丢了。

  契约锁统一印控中心通过一个平台统一管理“电子印章和实体印章”,让高校在线上就能统一管理、调用印章,化解用章难题。

  考虑到高校超大型组织的用印特征,契约锁在服务众多高校的过程中借助开放平台能力,无缝集成高校现有的“校园管理系统、学工系统、就业系统、移动办公应用等”各类软件,打造高校的“印控中心”。

  分校、院系用章,可以随时在管理软件上调取“电子签章”,彻底实现线上签字、盖章,让管理软件具备合法的电子签署能力,驱动校务管理全程电子化。

  此外,契约锁智能印控中心通过接入高校现有的“移动APP、微信公众号”,师生直接通过手机小程序就能获取“身份认证、电子模板、审批、在线盖章、签字、存证、验真”等一体化签署服务。

  目前,契约锁已经通过印控中心覆盖“高校内部用印、学生自助办理盖章、集中批量用印”等多种签署场景,让高校在现有信息化的基础上,实现无纸化用章。

  痛点:每年毕业季,高校都有大批就业协议文件要盖章。此类文件属于高校、毕业生、实习单位三方签署,学校盖章后毕业生还得带到实体单位盖章,最后一式三份送回学校备案,线下盖章过程并不简单:

  苦了毕业生:只能来回周转在学校和单位之间,两边都要找领导签字、等盖章,程序多还麻烦,万一实习单位在异地,回一趟学校真不容易。

  学校也麻烦:每届学生的就业协议学校都要保存,几届下来档案室换了又换,储存不方便。

  契约锁印控中心可以和“就业系统”无缝集成,借助微信小程序就能为毕业生、高校、实习单位提供一个线上签署平台。

  ① 毕业生直接通过小程序就能发起“电子就业协议签署申请”,学校审批后自动调取电子印章盖章。

  ② 系统自动以短信方式提醒毕业生、实习单位签字、盖章,双方登录验证身份后,几分钟就能完成。

  痛点:新生入学、应届生毕业是高校用印需求的爆发期,同时期,可能有上万份证书、通知书要校长签字、学校盖章,全靠人工手动敲章,同时集中大批人工,集中盖章,万一盖漏了、弄丢了怎么办?

  针对此类集中盖章需求,契约锁电子签章支持“批量发起”、“批量盖章”,上万份文件只需一个人工就能发起用印,校长手机端查收签署通知,一键处理,几分钟集中盖章,又快、又精准。

  文件类型:学籍证明、在读证明、毕业证明、辅修学位证明、教师在职证明、教师职称证明、教师收入证明等。

  痛点:此类文件属于学校内部用印文件,一般情况下许多高校已经实现了“学生线上自助申请”,但是,最后还是由办公室人员集中审批、打印,经过一一盖章后分发至快递柜学生自取。效率低、时间长,还很容易弄混出错。

  契约锁在服务高校的过程中,常常可以直接接入校园APP或者微信端,此类证明文件学生、教职工可以直接通过APP申请,及时获取加盖电子印章的证明文件。

  痛点:成绩单是高校内最普遍的用印文件,每个学期都有大批量的签署需求,而且操作往往比较机械化,人工操作占用大量时间。

  契约锁可以和学工平台集成,设置成绩单线上盖章流程,所有学生的成绩单经老师审批后直接在线加盖学校的电子印章,确保线上公布成绩正规、有效。

  将契约锁开放平台接入校园信息管理系统,设定统一的线上审批用印流程,各学院评奖评优、特困申请类文件可以直接通过一条流程发起,几分钟内学院、学校就能同步完成签审用印。

  契约锁通过开放平台,只需一个印控中心就能让院校的各类业务系统具备合法的电子签署能力,打通院系、学校信息屏障,一个平台几分钟就能实现院、校多级审批,用印。

  契约锁印控中心可以直接与校务系统集成,全校各学院的处分文件,可以直接自动线上统一申请,在流程自动流转中学院、学校审批盖电子印章,同步公告到校园网,全程无需周转、一键盖章发布。

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